La Dirección de Finanzas y Administración Patrimonial (DIRFAP), desempeña un papel crucial en la gestión de nuestra institución educativa. Su responsabilidad abarca la propuesta de normas relacionadas con asuntos financieros, bienes e inventarios. Además, coordina, asesora y brinda apoyo técnico en estas áreas, y supervisa la aplicación de decisiones, normativas y procedimientos relacionados con la asignación y utilización de los recursos económicos, humanos y materiales de la Universidad. También se encarga de administrar, regular y controlar el flujo monetario en moneda nacional y extranjera, así como los presupuestos y programas de caja, entre otras funciones.
Han pasado más de doce meses desde la implementación de SAP en los organismos centrales de la Universidad de Chile. En este contexto, como parte de un plan estratégico destinado a identificar desafíos, resolver dudas y fortalecer la comprensión de los cambios en los procesos de SAP en la DIRFAP, las usuarias y usuarios expertos o Key Users del Proyecto U+Gestión, junto al Frente de Gestión del Cambio, han mantenido una serie de reuniones con las y los funcionarios de esta dirección.
En dichos encuentros, se revisaron los procesos asociados a los módulos de Compras, Ventas, Financiero Contable y Presupuesto. Tarynn Sepúlveda, Key User de este último módulo, expresó que su exposición "trató sobre los procesos presupuestarios de la Universidad: formulación, control, ejecución y apertura y cierre, y la forma en que el sistema SAP apoya la gestión de los mismos, en base a las propias definiciones que la Universidad realizó y que dieron como resultado configuraciones y parametrizaciones del sistema que están adaptadas a las necesidades de la Universidad”.
En tanto, Rossana Avendaño, Líder del Frente de Gestión del Cambio, contó que “las y los usuarios agradecieron mucho esta instancia en la que nos dedicamos a explicar con mayor detalle cómo están actualmente modelados los procesos en SAP. Además, en medio de la preparación de la implementación de SAP en las Facultades, Institutos y demás organismos, es necesario contextualizar y revisar de qué manera los procesos actuales de la DIRFAP podrían verse modificados, requiriendo mayor gestión y coordinación con esas unidades”.
Trabajo continuo
Para preparar la salida en vivo, el Proyecto U+Gestión realizó junto a la DIRFAP una serie de cursos de capacitación durante los meses julio, agosto, septiembre y octubre de 2022, reuniones para presentar el Cierre Contable en SAP, en las que también participaron funcionarias/os de la DEAC para coordinar acciones conjuntas y diversas mesas de trabajo para revisar distintas temáticas del módulo Financiero contable. A su vez, el equipo de U+Gestión apoyó las labores de presupuesto y remesas, mediante capacitaciones y reuniones aclaratorias.
En los siguientes meses, el trabajo con la DIRFAP contempla un análisis de impactos y una revisión de los roles y perfiles designados en SAP, para evaluar necesidades y posibles cambios que mejoren la gestión.