En medio de un cambio institucional de gran envergadura, como el que enfrenta la Universidad de Chile al adoptar SAP para optimizar su gestión y procesos, la capacitación se convierte en un momento crucial. Es así como el Proyecto U+Gestión continúa progresando en la formación de las y los funcionarios que utilizarán esta nueva herramienta en la siguiente fase.
Durante el segundo semestre de 2023, se asignaron 9 cursos de autoinstrucción de acuerdo con los roles y perfiles identificados en colaboración con las direcciones económicas de los ocho organismos participantes. En total, 123 funcionarios y funcionarias completaron exitosamente su programa de estudios.
Los cursos fueron desarrollados por la Consultora Easy Training Choice en conjunto con el equipo del Proyecto U+Gestión. La modalidad utilizada fue el autoaprendizaje, con presentaciones, cápsulas, ejercicios y pruebas disponibles en la plataforma SEN (SAP Enable Now). Esto permitió la flexibilidad horaria para cursarlos, adaptados a la planificación y realidad de cada organismo.
Los temas de estos cursos incluyeron Navegación Básica de SAP, Tesorería, Activo Fijo, Compra Venta Interna (CVI), Control de Gestión, Contabilidad, Compras Generales, Compra de Honorario y Compra de Activo Fijo.
Por otro lado, los funcionarios que participaron son miembros de las Direcciones Económicas de la Facultad Arquitectura y Urbanismo (FAU), Facultad de Gobierno (FAGOB), el Instituto de Estudios Internacionales (IEI), el Instituto de Estudios Avanzados en Educación (IE), el Instituto de Nutrición y Tecnología de los Alimentos (INTA), la Facultad de Ciencias Forestales y de Conservación de la Naturaleza (FCFCN), la Facultad de Ciencias Agronómicas y la Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias de la Universidad de Chile (FAVET).
Rossana Avendaño, Líder del Frente de Gestión del Cambio del Proyecto U+Gestión, señaló que "la estrategia de capacitación para este año incluyó la realización anticipada de cursos de autoinstrucción. De este modo, los futuros usuarios/as de SAP tuvieron la oportunidad de adquirir conocimientos con suficiente antelación, lo que contribuyó a reducir la ansiedad previa al lanzamiento en producción. Estos cursos les permitirán llegar mejor preparados a las sesiones presenciales de capacitación. Valoro la participación activa y el interés de los usuarios; por ejemplo, la FAVET solicitó adelantar la asignación de cursos programados para el próximo año".
Para concluir el programa de cursos del año 2023, se llevaron a cabo dos reuniones con las entidades que completaron todas las sesiones programadas. La primera reunión tuvo lugar el miércoles 22 de noviembre con el IEI, mientras que el jueves 23 del mismo mes se realizó con la FAU. Durante estos encuentros, se detalló la estrategia de formación, se discutió sobre las próximas iniciativas y se fomentó un diálogo en torno a las fortalezas y desafíos experimentados durante el programa de estudios.
Sobre esta instancia opinó Renata Farías, Analista Contable del Instituto de Estudios Internacionales, IEI: "Me pareció una instancia enriquecedora, recibimos información valiosa sobre la planificación y los avances esperados en el proceso, lo que contribuyó significativamente a aclarar aspectos cruciales. Destaco la notoria disposición de todas las personas que participamos, y la apertura con la que compartimos nuestras experiencias, expresamos inquietudes y agradecimientos en relación con el proceso de aprendizaje, generó un ambiente colaborativo y constructivo".
La profesional resaltó además "el enfoque humano que distingue al equipo del frente de Gestión del Cambio. Su compromiso con el seguimiento del proceso va más allá de aspectos meramente técnicos y prácticos; se extiende a la dimensión emocional inherente al enfrentarse a un cambio en la forma de trabajar en pos de mejoras, lo que demuestra una comprensión integral sobre el proyecto y el desafío que implica a nivel institucional. Además, valoro la calidad de la información brindada y la eficacia de la metodología empleada, las cuales han facilitado una inmersión práctica, fortaleciendo así nuestra familiaridad con la plataforma", concluyó.