El Proyecto U+Gestión, desde el 2019, se encuentra implementando el que será el futuro sistema de gestión financiera y contable de toda la Universidad en Chile. Se trata del ERP SAP, una herramienta que llega a modernizar nuestra gestión institucional. Esta permitirá automatizar, estandarizar y optimizar una gran parte de los procesos administrativos relativos a las compras, ventas y proyectos, entre varios otros, para mejorar la integración, calidad y trazabilidad de la información y poder avanzar hacia una mayor eficiencia en la gestión de los recursos.
Durante el año 2020 se acordaron y diseñaron cada uno de los procesos alcanzados por el nuevo modelo de gestión, tomando en cuenta las realidades y particularidades de todos los organismos universitarios. Siempre apuntando a la estandarización de estos, con objeto de poder contar con un sistema único que sea un aporte al trabajo diario de todas y todos.
Una vez cerrado el diseño comenzó la configuración de SAP en los servidores de la Universidad, incorporando todas las definiciones convenidas previamente para el desarrollo del nuevo sistema de gestión, tales como una funcionalidad, una regla de operación, un desarrollo especial o una integración con otro sistema. Después de la configuración, el sistema estuvo listo para dar inicio a las Pruebas Unitarias en las que se testeó de manera individual el correcto funcionamiento de cada una de las transacciones que son parte de los procesos soportados por SAP. Ahora es el momento de dar inicio a las Pruebas Integrales.
Las Pruebas Integrales, como su nombre lo indica, son los testeos de los procesos completos, de principio a fin, pasando por cada una de sus transacciones. Por ejemplo, si se quiere probar el funcionamiento del proceso de compra de algún producto, se realiza el flujo completo en el sistema, desde la solicitud de pedido de un bien o servicio, hasta el pago de la factura. También se prueba el funcionamiento de las integraciones de SAP con los otros sistemas informáticos de la Universidad y los desarrollos especiales construidos para la mejor adaptación de SAP a las necesidades de las facultades, institutos y otros organismos de la Institución.
Las pruebas se ejecutan en tres ciclos:
Las pruebas las realizan integrantes del equipo del proyecto que en su mayoría tienen una larga trayectoria como funcionarias y funcionarios de la Universidad, con apoyo de un equipo consultor de Deloitte, para ir levantando potenciales incidentes y poder resolverlos antes de la salida en vivo.
La fase de Pruebas Integrales es clave para poder asegurar la calidad y consistencia del sistema, así como para identificar y corregir oportunamente eventuales errores de configuración de SAP u otras incidencias de cualquier tipo. Una vez concluida con éxito se da inicio a la etapa de Despliegue en la que, entre otras actividades, un grupo de funcionarios y funcionarias de las facultades, institutos y demás organismos, testean por primera vez el correcto funcionamiento de los procesos configurados en base a sus requerimientos y la asignación de los roles y perfiles con los que operarán futuros usuarios de SAP.
Una vez aceptadas con conformidad las pruebas, por parte de los organismos, se realizan los últimos ajustes al sistema y comienzan gradualmente las capacitaciones a todas las funcionarias y funcionarios de la Universidad de Chile que utilizarán la nueva herramienta de gestión institucional, de acuerdo a las fechas de salidas en vivo planificadas.